Polityka prywatności systemu „Lista Obecności"

Administratorem danych w logach technicznych, rozliczeniach i marketingu jest T-Rex Dominika Ptaszkowska, Siemianowice Śląskie, NIP 8631648884; kontakt: kontakt@lista-obecnosci.pl. W zakresie danych pracowniczych (ewidencja czasu pracy, lokalizacja przy zdarzeniu) administratorem jest Pracodawca (Klient), a Lista Obecności działa jako podmiot przetwarzający (procesor) – na podstawie umowy powierzenia (DPA).

• Dane pracownicze: identyfikatory pracowników, zdarzenia START/STOP, lokalizacja GPS w chwili zdarzenia (jeśli włączona), PIN w trybie firmowym (jeśli używany), dane organizacyjne (dział/stanowisko).
• Metadane techniczne: identyfikatory urządzeń, adres IP, znaczniki czasu, logi błędów i zdarzeń bezpieczeństwa.
• Rozliczenia B2B: dane firmy Klienta, płatności/faktury.

Aplikacja mobilna „Lista Obecności" (pakiet Android: pl.listaobecnosci.app) korzysta z uprawnienia ACCESS_BACKGROUND_LOCATION, aby rejestrować lokalizację GPS pracownika podczas automatycznego rozpoczęcia i zakończenia zmiany (funkcja „Auto START/STOP"), nawet gdy aplikacja jest zminimalizowana lub ekran jest wyłączony.

Dlaczego lokalizacja w tle jest wymagana:

• Funkcja „Auto START/STOP" automatycznie rejestruje rozpoczęcie pracy po wejściu pracownika w strefę zakładu i kończy zmianę po jego opuszczeniu — wymaga działania mechanizmu lokalizacji w tle dla geofence.
• Bez lokalizacji w tle pracownik musiałby ręcznie otwierać aplikację i naciskać przycisk przy każdym wejściu/wyjściu — automatyzacja ogranicza ryzyko pomyłek i oszczędza czas.

Zasady przetwarzania lokalizacji:

• Lokalizacja jest pobierana wyłącznie w kontekście zdarzeń START/STOP (wejście/wyjście ze strefy geofence). Aplikacja nie śledzi trasy ani ciągłej pozycji użytkownika.
• Dane lokalizacyjne są przesyłane na serwer wyłącznie w momencie rejestracji zdarzenia i przechowywane przez okres potrzebny do obsługi ewidencji czasu pracy oraz rozliczalności Klienta.
• Funkcja „Auto START/STOP" jest opcjonalna — pracownik może ją wyłączyć w ustawieniach aplikacji i korzystać z ręcznego trybu START/STOP bez lokalizacji w tle.
• Uprawnienie do lokalizacji w tle można cofnąć w ustawieniach systemu Android w dowolnym momencie.

Aplikacja wykorzystuje kamerę urządzenia wyłącznie do jednorazowego skanowania kodu QR podczas konfiguracji połączenia z serwerem firmy. Obraz z kamery nie jest zapisywany, przesyłany ani przetwarzany w żadnym innym celu. Uprawnienie do kamery jest opcjonalne — kod konfiguracyjny można również wprowadzić ręcznie.

Aplikacja wysyła lokalne powiadomienia (Android 13+: uprawnienie POST_NOTIFICATIONS) w celu informowania o: statusie zmiany (START/STOP), przypomnieniach o synchronizacji danych offline, alertach urlopowych oraz komunikatach od Pracodawcy. Powiadomienia nie zawierają reklam. Użytkownik może je wyłączyć w ustawieniach systemu.

• Świadczenie usługi ewidencji czasu pracy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wobec Klienta).
• Obowiązki prawne (np. rachunkowość; art. 6 ust. 1 lit. c).
• Bezpieczeństwo i rozliczalność (art. 6 ust. 1 lit. f).
• Komunikacja marketingowa – wyłącznie za zgodą (art. 6 ust. 1 lit. a).

Okresy przechowywania zależą od rodzaju danych, celu przetwarzania, obowiązków prawnych Klienta oraz ustaleń umownych.

• Lokalizacja przy zdarzeniu – przez okres potrzebny do weryfikacji ewidencji czasu pracy i rozliczeń Klienta.
• Ewidencja czasu pracy – przez okres świadczenia usługi oraz przez okres wymagany przepisami prawa lub ustaleniami z Klientem.
• Logi bezpieczeństwa dostawcy – 90 dni.

Po zakończeniu umowy: eksport danych jest dostępny przez 30 dni, usunięcie danych produkcyjnych następuje do 30 dni, a kopie zapasowe są nadpisywane do 90 dni. Szczegółowe okresy mogą wynikać z umowy, zamówienia lub obowiązków prawnych Klienta.

Podwykonawcy infrastruktury serwerowej, hostingu, DNS/CDN, monitoringu i kopii zapasowych – na podstawie odpowiednich umów i DPA tam, gdzie ma to zastosowanie. Transfer poza EOG następuje wyłącznie przy zastosowaniu właściwych mechanizmów zgodności, jeżeli taki transfer będzie wymagany przez dostawcę infrastruktury.

Dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, sprzeciw i przenoszenie danych pracowniczych są realizowane przez Administratora (Pracodawcę) albo przez nas na jego udokumentowane polecenie. Jeżeli pracownik skontaktuje się bezpośrednio z nami, a administratorem danych jest Pracodawca, przekażemy żądanie właściwemu Administratorowi i będziemy współpracować przy jego obsłudze zgodnie z DPA. Skarga: PUODO.

Użytkownik (pracownik) może zgłosić żądanie dotyczące usunięcia swoich danych lub konta:

• Przez Pracodawcę — Pracodawca (administrator danych pracowniczych) może usunąć konto pracownika i powiązane dane z poziomu panelu administracyjnego.
• Bezpośrednio — wysyłając e-mail na adres kontakt@lista-obecnosci.pl. Jeżeli żądanie dotyczy danych pracowniczych, dla których administratorem jest Pracodawca, przekażemy je właściwemu Administratorowi i zrealizujemy czynności jako procesor zgodnie z DPA oraz udokumentowanym poleceniem Administratora.

Po usunięciu konta na właściwej podstawie: dane produkcyjne są kasowane w ciągu 30 dni, kopie zapasowe nadpisywane w ciągu 90 dni. Dane wymagane przepisami prawa lub obowiązkami Pracodawcy mogą być zachowane do upływu wymaganego okresu retencji.

Stosujemy środki organizacyjne i techniczne adekwatne do charakteru usługi, w tym szyfrowane połączenia, kontrolę dostępu, rozdzielenie uprawnień, logowanie zdarzeń bezpieczeństwa, kopie zapasowe oraz zasadę minimalnych uprawnień. Szczegółowe informacje techniczne udostępniamy Klientom i audytorom w kontrolowanym zakresie.

6 września 2026 r.